Motherload : Eine Kalender-App für Fürsorgende

Project Overview

Einführung

Dieses Projekt entstand aus gelebter Frustration. Wie viele andere Betreuungspersonen habe ich schon alles ausprobiert – Kalender, Apps, Post-its, Whiteboards – auf der Suche nach einem System, das den Familienalltag wirklich im Griff hält. Jede Lösung funktionierte eine Zeit lang, erfasste aber nie die echte Komplexität von Care-Arbeit – und wurde schließlich aufgegeben.

Wenn das passiert, liegt das Problem nicht bei den Nutzer*innen. Es zeigt vielmehr: Das Produkt war nie so gestaltet, dass es zu ihrem echten Alltag passt.

Als ich dieselben Schwierigkeiten in Elterngruppen und kulturellen Diskussionen wiederfand, wurde das Muster klar: Care-Arbeit bleibt im Design unsichtbar. Produktivitätstools und KI optimieren Büro-Workflows, aber die Organisation des Familienlebens hängt nach wie vor an Papierlisten, Gedächtnis – und einer einzigen überlasteten Person.

Das Problem

Der Begriff Mental Load – die unsichtbare Arbeit, Familien organisiert zu halten – ist mittlerweile in aller Munde. Virale TikToks, Reddit-Threads und Emmas weithin geteiltes Comic The Mental Load haben Erfahrungen benannt, die viele Eltern, vor allem Frauen, seit Jahren still tragen. In der Soziologie heißt das The Second Shift: die unbezahlte, oft unsichtbare Arbeit nach Feierabend. Heute zeigt sie sich in Diskussionen über „weaponized incompetence“, in viraler Frustration über vergessene Schulzettel – und in unzähligen privaten Momenten von Überforderung und Erschöpfung.

Und obwohl sich die kulturelle Debatte weiterentwickelt hat, sind die Werkzeuge für Familien stehengeblieben.

1. Fragmentierte Systeme sind der Standard.

Eltern flicken sich etwas zusammen aus Google Kalender, WhatsApp, Post-its und Gedächtnis. Trotz all dieser Mühe gehen wichtige Details trotzdem verloren.

2. Bestehende Tools greifen daneben.

Die meisten „Family Apps“ drehen sich um Nostalgie und Foto-Sharing, während Work-Tools von ordentlichen, linearen Abläufen ausgehen. Beides bildet die chaotische, mehrstufige Realität von Care-Arbeit nicht ab – wo selbst ein simples Schulevent schnell zu einem komplexen Mini-Projekt werden kann.

Das Ergebnis? Caregivers sind überlastet, unterstützt werden sie kaum – und sie machen immer lauter darauf aufmerksam, dass es keine Lösungen gibt, die wirklich für sie entworfen sind.

Forschungsüberblick

Um zu verstehen, wie Betreuungspersonen aktuell die Familienorganisation managen, habe ich drei Methoden kombiniert:

• Wettbewerbsanalyse bestehender Produktivitäts- und Familien-Apps
• Umfragen mit 85 Eltern aus lokalen und Online-Communities
• 11 Tiefeninterviews, die detaillierte Alltagserfahrungen einfingen

Dieser Mixed-Methods-Ansatz zeigte sowohl übergreifende Muster als auch individuelle Realitäten.

Was ich herausfand

• Wettbewerbsanalyse: Familien-Apps wirkten oft sentimental und oberflächlich, während Projektmanagement-Tools zwar leistungsstark, aber zu starr für den häuslichen Kontext waren.
• Umfragen offenbarten Fragmentierung: fast 40 % “behalten alles im Kopf”, und über 70 % kombinieren digitale Kalender mit physischen Notizen/Listen.
• Interviews verdeutlichten die emotionale Belastung der Mental Load, die zusätzliche Reibung durch digitale Tools, die sich wie “Mehrarbeit” anfühlen, und die Schwierigkeit der Delegation, wenn eine Person den ganzen Kontext trägt.

Datensynthese

Mit Affinity Mapping habe ich Zitate und Prozentwerte aus Interviews und Umfragen in wiederkehrende Schmerzpunkte gruppiert. Viele Probleme traten hervor, aber ich habe mich auf die konzentriert, die sowohl am dringendsten als auch im Rahmen dieses Produkts umsetzbar waren.

Zentrale Forschungserkenntnisse

Aus dieser Synthese ergaben sich vier zentrale Schlussfolgerungen:

1. Familien erfinden das Rad ständig neu, indem sie sich aus Apps, Notizen und Gedächtnis provisorische Systeme zusammenbauen.
2. Eltern jonglieren mit zu vielen Informationsquellen gleichzeitig (oft 12–15+ parallel).
3. Die mentale Last verbleibt isoliert bei einer Haupt-Betreuungsperson, wodurch Delegation erschwert wird.
4. Bestehende digitale Tools wirken wie zusätzliche Arbeit – statt als echte Unterstützung zu dienen.

Problemstellung

Betreuungspersonen koordinieren unzählige Familientätigkeiten – von Schulveranstaltungen bis hin zu Alltagslogistik. Während bestehende Tools zwar Termine erfassen, unterstützen sie nicht die verborgene Arbeit **(**Vorbereitungen, subtile Aufgaben, Delegation), die den Großteil der Mental Load ausmacht.

Die Folge: Eltern hantieren mit fragmentierten Systemen, verpassen wichtige Details und tragen die Verantwortung oft allein – was sie überfordert und ohne Unterstützung zurücklässt.

User Persona

Um die Forschungsergebnisse greifbarer zu machen, habe ich eine Persona erstellt, die die häufigsten Muster aus Umfrage und Interviews zusammenfasst:

Lernt Co-Parent Clara kennen

• 38 Jahre alt, zwei schulpflichtige Kinder
• Partner übernimmt einige Aufgaben, aber sie bleibt die „Default Caregiver“
• Koordiniert den Familienalltag über 12–15 verschiedene Kanäle
• Hat das Gefühl, dass selbst einfache Aufgaben oft zu mehrstufigen Projekten anwachsen

Zitat

„Den Familienkalender zu managen, fühlt sich an wie ein endloser Jonglierakt. Selbst wenn mein Partner helfen will, fallen Dinge durch die Maschen – und am Ende habe ich den Stress.“

Frustrationen

• Digitale Tools fühlen sich nach mehr Arbeit statt echter Unterstützung an
• Aufgaben und Details gehen über verstreute Quellen verloren
• Delegieren ist schwierig, weil nur eine Person den kompletten Kontext kennt
• Die mentale Last ist überwältigend und isolierend

Bedürfnisse & Ziele

• Integration mit bestehenden Kanälen (Schulportale, WhatsApp, E-Mail etc.)
• Eine einfache Möglichkeit, Termine und Vorbereitungsschritte gemeinsam zu verfolgen
• Leichtere Delegation, um Aufgaben mit Partner oder älteren Kindern zu teilen
• Unterstützung für komplexe, mehrstufige Familienereignisse

User Journey Map

Um die Alltagsrealität des Familienmanagements einzufangen, habe ich eine Journey Map zu einem typischen Szenario erstellt: Ein Elternteil erhält eine Schulliste für Materialien.

Die Map zeigt, wie ein scheinbar einfacher Auslöser schnell in Stress ausarten kann:

• Die Liste wird beiseitegelegt und vergessen – die mentale To-do-Liste wächst weiter.
• Chancen werden verpasst, wenn Infos nicht rechtzeitig zur Hand sind.
• Delegieren hilft, erfordert aber weiterhin Mikromanagement, um sicherzugehen, dass Aufgaben wirklich erledigt werden.
• Mit der Erledigung ist es nicht getan – es taucht weiteres verstecktes Vorbereitungs-Work auf, das eine einzelne Aufgabe zu einem Mini-Projekt macht.

Diese Visualisierung verdeutlichte ein zentrales Forschungsthema: Familien-Tools müssen nicht nur Termine abbilden, sondern auch Vorbereitungsschritte, Aufgabenverteilung und unsichtbare Subtasks sichtbar machen.

Lösung: Ein mehrschichtiger Ansatz zur Entlastung der Mental Load

Pflegende und Eltern scheitern nicht daran, organisiert zu sein – die meisten Tools scheitern daran, die Realität des Familienlebens abzubilden. Die Antwort ist nicht mehr Aufwand, sondern bessere Unterstützung.

Jedes Feature baut auf dem vorherigen auf und schafft so ein System, das Informationen aus dem Kopf der Hauptverantwortlichen herausnimmt – und in ein Tool überführt, das die ganze Familie nutzen kann.

1. Smart Add: Verstreute Infos erfassen

Problem

Pflegende jonglieren täglich mit 12–15 verschiedenen Infoquellen (Schulzettel, Chats, E-Mails, mündliche Erinnerungen). Das meiste davon landet nie in bestehenden Tools.

Konzept

Reibung reduzieren. Was nicht erfasst wird, kann auch nicht genutzt werden. Smart Add macht das Erfassen zum schnellsten und einfachsten Schritt – per Sprachnotiz, Scan oder Weiterleitung einer Nachricht direkt in die App. KI zieht automatisch die wichtigen Details heraus und wandelt sie in strukturierte Aufgaben und Events um.

Iteration 1

Ich begann mit einem gängigen App-Muster: einem großen “+”-Button in der Navigationsleiste. Beim Tippen erschienen animierte Icons. In den Tests fiel das komplett durch.

• Nutzer*innen haben den Button gar nicht erst entdeckt.
• Barrierefreiheit: Die Buttons hatten keine Labels und zu wenig Kontrast.
• Selbst geöffnet war unklar, was die Funktion macht oder wie nützlich sie eigentlich ist.

Iteration 2 (nach den Tests)

Ich habe daraus einen eigenen, sichtbaren Tab gemacht: Smart Add.

• Textlabels neben den Icons für bessere Zugänglichkeit.
• Hoher Kontrast (Schwarz auf Creme statt Gelb auf Weiß).
• Der Name „Smart Add“ signalisiert sofort Intelligenz/AI, weckt Neugier und macht den Zweck klarer.

2. Agenda View: Organisation von Aufgaben rund um Events

Problem

Für Caregiver gibt es selten “nur Termine.” Hinter fast jedem Event steckt versteckte Vorarbeit – und die liegt meistens im Kopf einer einzelnen Person. Damit bleibt sie für alle anderen unsichtbar und kann weder geteilt noch delegiert werden.

Bestehende Tools helfen hier kaum: Projektmanagement-Apps sind zu komplex, Kalender-Apps verstecken Aufgaben in Terminen (oder zeigen sie auf Mobilgeräten gar nicht).

Konzept

Vorbereitungsaufgaben sollen so sichtbar sein wie die Events selbst. Die Eingabe muss einfach bleiben, die Verantwortlichkeiten auf einen Blick erkennbar. Wenn Events das Wann sind, sind Aufgaben das Wie – und beides muss nebeneinander leben.

3. Collaboration: From Motherload to Shared Load (von der unsichtbaren ‘Last’ hin zur geteilten Verantwortung)

Problem

Pflegende brauchen nicht nur einen besseren persönlichen Kalender. Sie brauchen eine Möglichkeit, die Last nicht länger allein zu tragen. Interviewpartner:innen bestätigten, was virale Clips deutlich zeigen: Selbst wenn Hilfe da ist, bedeutet sie oft noch mehr Management – erinnern, erklären, nachhaken. Diese unsichtbare Arbeit sorgt dafür, dass die „Motherload“ weiter auf den Schultern einer einzigen Person liegt.

Konzept

Diese App ist nicht für die Isolation gedacht, sondern für Zusammenarbeit. Sobald Details erfasst (Smart Add) und sichtbar gemacht sind (Agenda), liegt die eigentliche Stärke darin, sie teilbar zu machen. Delegation bedeutet hier nicht, dass „Mama Projektmanagerin“ bleibt. Es geht darum, ein menschliches, sichtbares System zu schaffen, in dem Partner, Kinder und sogar das Umfeld mit anpacken und Verantwortung übernehmen können.

Iteration 1

Ich begann mit einem Projektmanagement-ähnlichen Modell: Unteraufgaben, Rollen, Anhänge, Erinnerungen.

• Zu komplex für den Familienalltag
• Aufgaben blieben in Events versteckt
• Überfordernd und nicht nachhaltig

Iteration 2 (nach dem Testing)

Ich habe es auf das Wesentliche reduziert:

• Schnelles Zuweisen direkt aus der Agenda
• Aufgaben können unbeansprucht bleiben, an Familienmitglieder gehen oder mit externen Helfern geteilt werden
• Einfache visuelle Marker machen Verantwortlichkeiten auf einen Blick sichtbar

Zusätzliche Verbesserungen

Auch wenn sich die Fallstudie auf Smart Add, Agenda und Delegation konzentrierte, spielten zwei weitere Design-Iterationen eine wichtige Rolle dabei, Usability und Feinschliff deutlich zu verbessern:

Kalenderansicht: Von Chaos zu Klarheit

Frühere Versionen waren überladen – Avatare und Metadaten standen direkt in der Tagesansicht, was das Ganze unruhig und schwer lesbar machte. Ich experimentierte mit einem spaltenbasierten Format, in dem jedes Familienmitglied seine eigene Spalte hatte. Auf dem Papier wirkte das spannend, in Tests fiel es jedoch sofort auseinander: verwirrend in Kombination mit der Wochenansicht oben, nicht skalierbar für größere Familien und visuell einfach zu viel.

Lektion: Manche Designmuster gibt es aus gutem Grund. Den Kalender neu zu erfinden zwang Nutzer:innen zu unnötigem Umlernen. Stattdessen griff ich auf das vertraute Einspalten-Format zurück und nutzte die Agenda-Ansicht, um Aufgaben auf eine klarere, menschlichere und gemeinsam nutzbare Weise sichtbar zu machen.

Ergebnis: ein ruhigerer, besser lesbarer Kalender, der die Erwartungen der Nutzer:innen respektiert – und gleichzeitig Raum für Innovation an anderer Stelle schafft.

Onboarding: Den Ton setzen

Der Onboarding-Flow vermittelt die Philosophie der App – „unsichtbare Arbeit sichtbar machen“ – und führt Betreuende an die drei Kernfunktionen heran: Erfassen (Smart Add), Sichtbar machen (Agenda) und Teilen (Delegation).

Ergebnis: ein Ablauf, der zwar vertraut wirkt (klassische Anmeldung), aber die besondere Ausrichtung der App von Anfang an spürbar macht.

Link zum Prototyp in Figma

Dieser klickbare Prototyp führt durch Onboarding-, Agenda- und Delegations-Flows, die oben vorgestellt wurden:

Motherload

Reflexion & Nächste Schritte

Nächste Schritte

Der Prototyp zeigt die Kern-Flows (Smart Add, Agenda, Delegation), aber einige wertvolle Erweiterungen stehen noch aus:

• Delegation 2.0: Einführung von Annahme-Flows für Aufgaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen für unbeanspruchte Tasks – damit Delegation echte Zusammenarbeit wird und nicht nur Zuweisung.
• Zentrale Aufgaben-Ansicht: Über die Tagesansicht hinaus eine Listenansicht, die nach Person, Fälligkeitsdatum oder Kategorie gefiltert werden kann.
• Flexible Listen: Unterstützung für wiederkehrende, langfristige oder spezialisierte Listen (Einkäufe, Packlisten, DIY), um den Nutzen der App zu erweitern, ohne das MVP unnötig zu verkomplizieren.

Reflexion

Das Gestalten rund um die mentale Last hat meine Sicht auf UX verändert. Es ging hier nicht darum, noch einen Kalender zu bauen – sondern darum, unsichtbare Arbeit sichtbar zu machen, damit sie geteilt werden kann. Caregiver brauchen keine schickeren Tools, um die Last effizienter allein zu tragen; sie brauchen Systeme, die sie verteilen.

Auch wenn dieses Projekt den Fokus auf Familien-Carework legte, gilt die Erkenntnis überall: in Klassenzimmern, am Arbeitsplatz, in Gesundheitsteams, sogar in Freundschaften. Die Menschen, die den Laden am Laufen halten, tun dies oft leise im Hintergrund. Durchdachtes Design kann mit einer simplen Anerkennung beginnen: Wir sehen euch.